¿Qué datos son obligatorios en una factura para que sea deducible?

Emitir una factura de manera correcta es crucial para asegurar que puedas deducir el IVA sin problemas con la Agencia Tributaria.

En Externalix, asesoría en Oviedo, sabemos lo importante que es para autónomos y empresas optimizar su gestión fiscal. En este artículo, te mostramos los datos obligatorios de una factura para ser considerada deducible, evitando así errores comunes que podrían llevar a sanciones o pérdidas económicas.

¿Qué es una factura deducible?

Una factura deducible es aquella que permite a autónomos y empresas deducir el IVA pagado de sus obligaciones fiscales.

Para ser considerada deducible, debe cumplir con ciertos requisitos establecidos por la Agencia Tributaria, como el NIF del emisor y del receptor, el desglose del IVA, y una descripción detallada de los bienes o servicios adquiridos, entre otros.

Si una factura no cumple con estos criterios, podrías perder el derecho a deducir el IVA. Por tanto, es esencial asegurarte de que tus facturas sean deducibles para llevar una gestión fiscal eficiente y evitar inconvenientes con Hacienda.

Datos obligatorios en una factura para que sea deducible

Estos son los campos obligatorios en una factura. Asegúrate de que todas estas informaciones estén presentes en tus facturas para evitar inconvenientes con Hacienda y maximizar tus deducciones fiscales:

• Número y serie de la factura: cada factura debe contar con un número único que la identifique de manera secuencial. Esto facilita su rastreo y control en los registros contables.
• Fecha de emisión de la factura: toda factura deducible debe incluir fecha de emisión, ya que determina el periodo fiscal en el que se puede deducir el IVA.
• Datos del emisor: nombre completo o razón social, el NIF y la dirección para identificar a la empresa que está emitiendo la factura.
• Datos del receptor: nombre completo o razón social, el NIF y la dirección correspondiente para que se asocie correctamente con quien la recibe.
• Descripción de los bienes o servicios prestados: la descripción debe ser precisa y detallada. Debe indicar la cantidad, las unidades y un desglose de los bienes o servicios facturados.
• Tipo de IVA aplicado y su desglose: debe estar separado del importe total además de mostrar el porcentaje correspondiente y la cantidad de IVA que se aplica.
• Importe total: suma total de la factura que refleje el importe total con el IVA.
• Base imponible: el importe total antes de aplicar el IVA, para calcular el IVA correspondiente, y la deducción.

Consecuencias de no incluir los datos obligatorios

Emitir una factura incompleta o incorrecta puede acarrear consecuencias tanto a nivel fiscal como financiero. Una de las principales repercusiones es la pérdida del derecho a deducir el IVA. Si la factura no cumple con los requisitos establecidos por la Agencia Tributaria, el receptor no podrá restar el impuesto en su declaración.

Además, las empresas y autónomos que no respetan la normativa pueden enfrentarse a sanciones por parte de Hacienda que varían en función de la gravedad de la falta.

Entre los errores más comunes que llevan a estas situaciones, encontramos:

• No desglosar correctamente el IVA. Las facturas deben mostrar el tipo de IVA aplicado y la cantidad correspondiente. Omitir esta información puede ser motivo para que la factura no sea válida a efectos de deducción. Recuerda que el IVA es uno de los datos obligatorios en una factura.
• Confusión entre el NIF y el CIF. Aunque ambos son identificadores fiscales, es esencial usar el correcto según el tipo de entidad. Un error en este aspecto puede invalidar la factura y generar problemas en futuras auditorías.

¿Se puede deducir el IVA de una factura simplificada?

Una duda común entre autónomos y empresas es si el IVA de las facturas simplificadas puede ser deducible. La respuesta es afirmativa, pero con ciertas condiciones. Aunque este tipo de factura no exige la misma cantidad de información que una factura completa, debe cumplir con requisitos mínimos para que el receptor pueda deducir el IVA correspondiente.

1. NIF del emisor y receptor: la identificación fiscal es fundamental para vincular la operación con las obligaciones tributarias de ambos lados.
2. Desglose del IVA: la factura simplificada debe mostrar el tipo de IVA aplicado y la cantidad correspondiente, así como el importe total.
3. Descripción del servicio o bien: es necesario incluir una breve descripción de los productos o servicios ofrecidos, si bien no tan detallada como en una factura completa.

Aunque el proceso de emisión de una factura simplificada es más ágil y requiere menos formalidades, los autónomos y empresas deben tener en cuenta que la falta de los datos necesarios podría resultar en la imposibilidad de deducir el IVA.

Por lo tanto, es esencial que todas las facturas, independientemente de su tipo, se emitan correctamente para evitar problemas con la Agencia Tributaria.

¿Qué hacer si una factura no tiene todos los datos?

Si descubres que una factura carece de información esencial, no te preocupes, ya que hay pasos que puedes seguir para corregir la situación.

En primer lugar, debes solicitar al emisor una factura rectificativa. Esta nueva factura debe incluir todos los datos que faltan en la original para cumplir con los requisitos de deducibilidad.

Aunque no hay un plazo específico para emitir la rectificación, ten en cuenta que para deducir el IVA de una factura, es necesario hacerlo dentro del periodo de presentación de autoliquidaciones. Este plazo suele finalizar el día 20 del mes siguiente al cierre del trimestre en el que se emitió la factura. Asegurarte de estar dentro de este plazo te ayudará a evitar problemas con Hacienda.

En definitiva, asegurarte de que tus facturas cumplan con todos los requisitos obligatorios no solo optimiza tu gestión fiscal, sino que también te protege frente a posibles inconvenientes con la Agencia Tributaria. Si tienes dudas sobre la emisión correcta de tus facturas o necesitas asesoramiento fiscal, no dudes en ponerte en contacto con Externalix. Estamos aquí para ayudarte a garantizar que tu negocio esté siempre en cumplimiento con la normativa vigente.