Canal de denuncias para empresas

Las 10 claves del canal de denuncias: qué es y quiénes están obligados

Asistimos a un bombardeo jurídico y publicitario que afecta a las empresas. Por ello seguramente has recibido información o has oído hablar del canal de denuncias. Pero en realidad quieres saber en qué consiste, cómo se implanta, y quiénes son los sectores obligados a implementar esta medida.

Desde, EXTERNALIX, como asesoría en Oviedo, siguiendo nuestra política de información a clientes y usuarios, te explicamos esta nueva obligación establecida en la Ley 2/2023.

¿Qué es el canal de denuncias?

De forma muy resumida podemos decir que un canal de denuncias es una vía administrativa a través de la cual las personas relacionadas laboral o profesionalmente con las empresas y Entidades Públicas o privadas pueden denunciar acciones u omisiones potencialmente constitutivas de infracción penal o administrativa.

El canal de denuncias se integra dentro de un sistema interno de información.

¿Para qué empresas y entidades es obligatorio un canal de denuncias? ¿Desde cuándo?

Están obligadas a implementar un canal de denuncias:

1. Las personas físicas o jurídicas del sector privado que tengan contratados cincuenta o más trabajadores.

2. Con independencia del número de empleados las personas jurídicas del sector privado que entren en el ámbito de aplicación de los actos de la Unión Europea en materia de servicios, productos y mercados financieros, prevención del blanqueo de capitales o de la financiación del terrorismo, seguridad del transporte y protección del medio ambiente.

Así, están obligadas las sociedades mercantiles dedicadas a los siguientes sectores, entre otros:

  • Entidades del sector financiero y de seguros
  • Promotoras y Agencias inmobiliarias
  • Auditoras de cuentas y asesorías fiscales
  • Bufetes jurídicos dedicados al ámbito financiero y mercantil
  • Seguridad de transporte
  • Protección del medio ambiente
  • Fundaciones y Asociaciones

3. Todos los partidos políticos, sindicatos, organizaciones empresariales, así como a las fundaciones que de los mismos dependan, siempre que reciban fondos públicos para su financiación.

Todas las Entidades obligadas deberán tener implementado su canal de denuncias desde el 1 de diciembre de 2023.

¿Qué es un sistema interno de información en el cual se integra el canal de denuncias?

Es el procedimiento mediante el cual se establecen los mecanismos de recepción, instrucción y resolución de las comunicaciones recibidas de los informantes.

Los aspectos y las características más relevantes del sistema son;

  • Garantizar la máxima confidencialidad y la protección del informante ante posibles represalias de la organización, posibilitando incluso el anonimato de este.
  • Designación de un responsable del sistema dentro de la organización con una actuación independiente y su nombramiento ante la Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I
  • Facilitación de la gestión de la comunicación mediante canales seguros evitando el acceso a personal no autorizado, con acuse de recibo y posibilidad de seguimiento por parte del informante.
  • Establecimiento y publicidad de los procedimientos de instrucción y resolución.
  • Presunción de inocencia y honorabilidad de las personas afectadas.
  • Toma de medidas sancionadoras en el seno de la Organización y puesta de manifiesto ante los Organismos jurisdiccionales correspondientes si hubiese indicio de delito o infracción, o bien el archivo del expediente si así resultase del procedimiento de investigación interna.

¿Cómo se crea un canal de denuncias?

Se debe crear un sistema de comunicación que:

  • Permita realizar comunicaciones por escrito o verbalmente, o de las dos formas. 

La información se podrá realizar bien por escrito, a través de correo postal o a través de cualquier medio electrónico habilitado al efecto, o verbalmente, por vía telefónica o a través de sistema de mensajería de voz.

A solicitud del informante, también podrá presentarse mediante una reunión presencial dentro del plazo máximo de siete días.

  • Que esté debidamente informado

La Organización deberá informar sobre los canales internos y externos de comunicación de forma clara y fácilmente accesible;

    • Sobre el uso del canal interno de información que hayan implantado.
    • Así como sobre los principios esenciales del procedimiento de gestión.
    • En caso de contar con una página web, dicha información deberá constar en la página de inicio, en una sección separada y fácilmente identificable.

¿Qué informantes están protegidos ante la comunicación efectuada?

Las personas que trabajen en el sector privado o público y que hayan obtenido información sobre infracciones en el contexto laboral o profesional de la organización:

  • Empleados públicos y trabajadores por cuenta ajena.
  • Los autónomos y cualquier persona que trabaje para o bajo la supervisión y la dirección de contratistas, subcontratistas y proveedores.
  • Los accionistas, partícipes y personas pertenecientes al órgano de administración, dirección o supervisión de una empresa, incluidos los miembros no ejecutivos;

La ley también se aplicará a los informantes en el marco de una relación laboral o estatutaria ya finalizada, voluntarios, becarios, trabajadores en periodos de formación con independencia de que perciban o no una remuneración, así como a aquellos cuya relación laboral todavía no haya comenzado, en los casos en que la información sobre infracciones haya sido obtenida durante el proceso de selección o de negociación precontractual.

Las medidas de protección del informante también se aplicarán, en su caso, específicamente a los representantes legales de las personas trabajadoras en el ejercicio de sus funciones de asesoramiento y apoyo al informante.

¿Cuáles son las acciones denunciables?

Acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave en general, y en particular las que impliquen quebranto económico para la Hacienda Pública y para la Seguridad Social.

Las informaciones tienen que basarse en motivos razonables, aun cuando no se aporten pruebas, siendo la buena fe del informante su deber fundamental.

Quedan expresamente excluidas de la protección informaciones sobre conflictos interpersonales o que afecten únicamente al informante y a las personas a las que se refiera la comunicación o revelación, así como informaciones que ya estén completamente disponibles para el público o que constituyan meros rumores.

¿Qué es el canal externo?

La Organización deberá poner de manifiesto ante el informante desde el inicio del proceso de comunicación, la posibilidad que este tiene de acceder al canal externo de denuncias cuya llevanza corresponde a la Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I o el Organismo autonómico correspondiente.

Así el informante podrá voluntariamente hacer la comunicación ante tal Organismo sin acceder al canal interno de la Organización.

Dicho procedimiento, alternativo a la comunicación mediante el canal interno de denuncias, supone una medida más de protección ante posibles represalias.

¿Qué se entiende por represalias?

Se prohíben expresamente los actos constitutivos de represalia que se adopten en forma de:

  1. Medidas que afecten a la relación laboral con el informante, salvo que se llevaran a cabo dentro del ejercicio regular del poder de dirección, y ajenas a la presentación de la comunicación.
  2. Daños, incluidos los de carácter reputacional, o pérdidas económicas, coacciones, intimidaciones, acoso u ostracismo.

¿Cuáles son las sanciones por incumplimiento?

Las Entidades obligadas que no cumplan con la creación del canal de denuncias o su correcta implementación se exponen a cuantiosas sanciones que van desde 1.001 € para las infracciones hasta el 1.000.000 €, siguiendo los principios de graduación y proporcionalidad.

Siendo la Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I., la entidad con potestad sancionadora.

Nuestras Conclusiones

Ante la confusión suscitada por la puesta en marcha del canal de denuncias:

  • Primero comprueba si tu empresa o entidad está entre las obligadas.
  • Si es así crea tu canal interno de denuncias de acuerdo con la Ley 2/2023.
    • Nombrando a un responsable del sistema
    • Estableciendo el canal de denuncias que preserve la identidad del informante, así como la debida confidencialidad en el seno de la organización.
    • Creando un procedimiento de recepción, instrucción y resolución que será comunicado al informante.
    • Informando sobre la posibilidad de acudir al canal externo.
    • Tomando las medidas oportunas tras el proceso de investigación.

Si bien a fecha de hoy no está aún creada la Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I, las sanciones pueden ser cuantiosas.

Si eres cliente recurrente de EXTERNALIX serás informado próximamente sobre esta obligación, así como de la forma más sencilla para implementarla con seguridad jurídica.

JUAN MENENDEZ

CONSULTOR DE EMPRESAS

EXTERNALIX

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