Guía completa de Verifactu: qué es, plazos y cómo adaptarse

Hace unas semanas, en Externalix Consulting organizamos una sesión especial en nuestro vídeo pódcast PYME 360, para analizar a fondo el Reglamento Verifactu. Este nuevo sistema cambiará significativamente cómo gestionamos la facturación electrónica en España, y conviene prepararse con tiempo.

A continuación, te ofrecemos una guía completa, fácil de entender, y sobre todo práctica, para que te adaptes sin estrés.

Vídeo completo aquí:

¿Qué es el Reglamento Verifactu de la AEAT?

Verifactu es un sistema de control tributario cuyo objetivo principal es evitar la manipulación técnica de facturas una vez emitidas (modificación, alteración o borrado). Desde el momento en que generas una factura, esta quedará registrada electrónicamente con garantías totales de integridad ante la Agencia Tributaria.

Para cumplir con Verifactu, las facturas electrónicas deben generarse desde software certificado por la AEAT o, si se emiten pocas facturas al mes, mediante la app oficial de Hacienda.

¿Quiénes están obligados y cuáles son los plazos?

• Empresas (personas jurídicas): hasta el 1 de enero de 2026.
• Autónomos (personas físicas): hasta el 1 de julio de 2026.

¿Quién está exento?

• Autónomos acogidos al sistema de módulos.
• Comerciantes minoristas en recargo de equivalencia.
• Empresas que ya comunican sus facturas mediante el SII (Suministro Inmediato de Información).

¿Por qué esperar hasta el 29 de julio de 2025?

Los fabricantes de software tienen hasta el 29 de julio de 2025 para homologar sus programas con la AEAT. Comprar software antes de esa fecha podría suponerte gastos innecesarios si la herramienta finalmente no obtiene la certificación adecuada.

Por eso recomendamos:

• Empresas: elegir software certificado entre julio y diciembre de 2025.
• Autónomos con pocas facturas: evaluar primero el uso de la app gratuita oficial.

Cómo elegir el mejor software certificado para Verifactu

Tu programa ideal debe cumplir tres requisitos fundamentales:

1. Certificación AEAT: garantía absoluta para cumplir la normativa.
2. Sector y volumen específico: escaneo de tickets (hostelería), conciliación bancaria, previsión financiera o CRM.
3. Integración con A3: en Externalix trabajamos con este sistema, por lo que recomendamos software plenamente compatible con A3.

Además, desde Externalix ya estamos negociando con diversos proveedores para ofrecer condiciones especiales a nuestros clientes.

¿Puedo seguir usando Word o Excel para facturar?

La respuesta corta es: NO. Estas herramientas no están homologadas por la AEAT, lo que puede derivar en sanciones económicas y problemas durante inspecciones tributarias.

Cómo empezar paso a paso con Verifactu (ejemplo práctico)

Imagina una PYME dedicada al comercio online, que factura unas 50 operaciones al mes:

1. Revisar opciones de software certificado (desde julio 2025).
2. Elegir el software más compatible con tus necesidades y con A3.
3. Implementar una prueba piloto entre septiembre y noviembre de 2025.
4. Formar a tu equipo para evitar problemas operativos desde el primer día.
5. Activar oficialmente el sistema Verifactu antes del 1 de enero de 2026.

Preguntas frecuentes sobre Verifactu

¿Qué pasa si no adapto mi facturación a Verifactu? Puedes enfrentarte a inspecciones tributarias y sanciones económicas considerables.

¿La app gratuita de la AEAT es recomendable? Solo si emites muy pocas facturas al mes (menos de 15-20), ya que implica registrar cada factura manualmente.

¿Qué ventajas adicionales tiene el software certificado? Automatización, reducción de errores, conciliación bancaria, mejor control financiero y ahorro en tiempo de gestión.

En qué te puede ayudar Externalix consulting

En Externalix te acompañamos en todo este proceso:

• Evaluamos tu situación para recomendarte soluciones adaptadas.
• Negociamos condiciones especiales con proveedores.
• Gestionamos la implantación del nuevo software certificado.
• Te damos formación específica a ti y a tu equipo.

¿Necesitas asesoramiento personalizado?

No esperes al último minuto, adelántate al cambio. Ponte en contacto con nuestro equipo hoy mismo y déjanos ayudarte a convertir este reto en una ventaja competitiva.

Contáctanos y resolvamos juntos todas tus dudas sobre Verifactu.