Solución pública de facturación electrónica: qué y cuándo te conviene usarla

El proceso de digitalización avanza a pasos firmes en todos los ámbitos, también en el fiscal. Si tienes una empresa o trabajas como autónomo, seguramente ya has oído hablar de la factura electrónica obligatoria. Puede que incluso hayas leído sobre la nueva “solución pública de facturación electrónica” que Hacienda va a poner en marcha. Pero, ¿qué significa exactamente esta novedad para tu día a día? ¿Debes utilizar sí o sí la plataforma de Hacienda? ¿Qué alternativas tienes? Y, sobre todo, ¿qué te conviene hacer para cumplir la normativa sin complicarte más de lo necesario? A continuación te contamos todo lo que debes saber sobre la solución pública de facturación electrónica desde el punto de vista de una asesoría en Oviedo.

¿Qué es la “solución pública de facturación electrónica” y por qué ahora?

La solución pública de facturación es una herramienta gratuita que la Agencia Tributaria ofrecerá para facilitar la emisión, envío y conservación de facturas electrónicas. Su propósito es sencillo: ayudar a que cualquier empresa o autónomo pueda cumplir con la nueva normativa sin necesidad de grandes inversiones tecnológicas.

Este cambio se enmarca dentro de un plan más amplio de digitalización fiscal y lucha contra el fraude. Al exigir facturas electrónicas estructuradas y verificables, se mejora el control sobre las operaciones económicas y se refuerza la transparencia en las relaciones comerciales. No es una propuesta voluntaria: es un cambio estructural en cómo facturamos y registramos nuestras operaciones.

¿Estoy obligado a usarla sí o sí?

No. La obligación afecta a la forma en la que se emiten las facturas —que deberán ser electrónicas—, pero no impone la utilización de una herramienta concreta. Cada empresa o profesional podrá elegir entre:

• Utilizar la solución pública de Hacienda.
• Mantener su propio programa de facturación, adaptándolo si es necesario.
• Contratar un software específico que cumpla la normativa.

Lo importante es que el sistema que utilices garantice el cumplimiento de los estándares técnicos exigidos.

Sin embargo, independientemente del sistema que se utilice, la normativa sí establece un punto importante: todas las facturas electrónicas deberán ser enviadas también a la plataforma pública. Es decir, aunque emitas tus facturas con tu propio software, deberás remitir una copia a Hacienda para garantizar la trazabilidad y control fiscal.

¿Qué pasa si ya tengo mi propio programa de facturación?

Si ya dispones de un programa de facturación, no tienes por qué cambiarlo de inmediato. Sin embargo, deberías comprobar dos aspectos fundamentales:

• Que pueda generar facturas electrónicas en un formato estructurado.
• Que sea capaz de registrar las facturas de forma verificable y, si corresponde, transmitir los datos a la Agencia Tributaria en tiempo real.

Si tu programa cumple (o se puede adaptar mediante actualizaciones), puedes seguir utilizándolo con total tranquilidad. De lo contrario, conviene buscar alternativas que te permitan cumplir desde el primer momento para evitar sanciones o problemas de gestión.

¿Qué ventajas y limitaciones tiene?

Las principales ventajas de la solución pública de Hacienda:

• Es una solución gratuita, sin costes de licencia o mantenimiento.
• Garantiza los el cumplimiento de los requisitos básicos de la normativa.
• Recomendada para actividades de baja facturación o estructuras simples.

Aunque, por otra parte, también tiene algunas limitaciones:

• Funcionalidades limitadas: no gestiona clientes, productos ni informes avanzados.
• Sin opciones de personalización ni integración con otros programas (contabilidad, ERP, CRM, etc.).
• Puede resultar difícilmente escalable a medida que crezca tu negocio o aumenten tus necesidades administrativas.

Por tanto, la solución pública puede ser una opción razonable para perfiles muy sencillos, pero no será adecuada para estructuras empresariales que requieran algo más que emitir facturas aisladas.

¿Qué me conviene hacer en mi caso concreto?

El mejor consejo es que analices tu situación con realismo:

• ¿Eres un autónomo o pyme con facturación limitada y pocos clientes? Probablemente, puedas utilizar la solución pública sin mayores problemas.
• ¿Gestionas volúmenes de facturación relevantes, tienes un número significativo de clientes o necesitas integración contable y de gestión? En ese caso, es más recomendable apostar por un software propio, adaptado al nuevo marco normativo.

Además, conviene mirar un poco más allá del corto plazo. Un sistema de facturación flexible te permitirá adaptarte mejor a futuros cambios, automatizar procesos y disponer de información de gestión más valiosa. Una planificación adecuada hoy puede evitar complicaciones mañana.

Verifactu y solución de facturación pública electrónica, ¿son lo mismo?

Aunque ambos conceptos están relacionados, no son exactamente lo mismo.

• Verifactu es el sistema que permite registrar las facturas de forma verificable y, si se autoriza, enviarlas automáticamente a Hacienda.
• La solución pública es una plataforma concreta, ofrecida por Hacienda, que permitirá emitir facturas electrónicas cumpliendo esos requisitos, incluyendo la posibilidad de integrarse con Verifactu.

Así, puedes optar por utilizar un software privado adaptado a Verifactu o emplear la solución pública. Lo importante es que elijas el sistema que mejor se ajuste a las necesidades de tu negocio, siempre asegurando el cumplimiento de la nueva normativa.

La factura electrónica obligatoria marca un antes y un después en la forma de gestionar la actividad económica. Contar con el sistema adecuado, adaptado a tus necesidades, no solo te permitirá cumplir con la ley, sino también trabajar con mayor seguridad y eficiencia. Planificar la transición con tiempo y criterio será clave para afrontar este cambio con éxito.